Kako popis OS zaključiti hitro, s čim manj komisijami in učinkovito?
S popisom (inventuro) se enkrat letno preveri stanje osnovnih sredstev. Ugotovitve vplivajo na bilanco stanja podjetja, zato je potrebno popis opraviti natančno. Kadar popisujemo večje število osnovnih sredstev, klasično ročno popisovanje ne omogoča učinkovitega in hitrega reševanja problemov kot so hiter in natančen popis, ažurne spremembe nahajališč, odpadle številke, promet z reverzi, popis posebnih kategorij osnovnih sredstev (zemljišča, programska oprema…) ipd. V skladu z računovodskimi standardi je potrebno popis osnovnih sredstev izpeljati enkrat na leto.
V primerih, ko je ročno popisovanje časovno in stroškovno neučinkovito, je prava rešitev inventura osnovnih sredstev s pomočjo mobilnih terminalov ter črtno kodo (ali RFID). V ta namen smo razvili sistem OSA. Uvajanje sistema OSA je sestavljeno iz naslednjih faz: analiza stanja pri naročniku, definiranje postopkov in mest za označevaje, definicija izmenjave podatkov z ERP, izobraževanje naročnika.
Trajanje posamezne faze je odvisna predvsem od števila osnovnih sredstev in morebitnih posebnosti (npr. dislocirane lokacije, obsežne proizvodne linije ipd.). Označevaje osnovnih sredstev se izvaja z nalepkami, na katerih je 1D ali 2D črtna koda ali RFID oznaka. Za sredstva, ki se uporabljajo v posebnih agresivnih in atmosfersko zahtevnih pogojih (prah, vlaga, tresljaji, visoka temperatura, kemikalije) se zagotovi specialne oznake z ustrezno odpornostjo. Nato sledi popis OS z ročnimi terminali, vsakodnevni prenos podatkov in po zaključku popisa usklajevanje osnovnih sredstev.
Prednosti evidentiranja in spremljanja inventurnega poslovanja z rešitvijo OSA:
- enostavnost
- potrebno manj popisovalcev za izvedbo
- popisovalci so neprimerno manj časa udeleženi na popisu
- popis izveden 20-40% hitreje
- enostavna sprememba lokacije
- vnos dodatnih podatkov (slaba nalepka, predlog za odpis,…)
- možnost vnosa serijskih številk
- možnost tiskanja poročil na terenu
- večina informacij se zajame s črtno kodo ali RFID
- natančnost popisa je zaredi tega izjemno velika
- podatki se osvežujejo večkrat na dan
- v primeru več terminalov se podatki sinhronizirajo med terminali
- pri usklajevanju so na razpolago točni podatki zaradi česar je proces usklajevanja občutno krajši
- popisovalci ne iščejo osnovnih sredstev, ki so jih popisale druge komisije